Kvartal-SP.Ru

Обычно переезд офиса представляет собой что-то среднее между сценами из фильма-катастрофы и видом погрома. Хаотично расставленные коробки и мешки с вещами, оргтехника и мебель, расставленные прямо на тротуаре возле машины, бессистемно мечущиеся сотрудники с глазами, в которых уже никакой мысли не отражается, они просто находятся в шоковом состоянии. Практически любой человек видел что-то подобное, а отдельные счастливчики даже участвовали в процессе переезда. Поэтому имеют представление о том, что офисный переезд – вещь хлопотная и сложная.

Подводные камни офисного переезда

Знаменитая народная поговорка гласит: «Один переезд равен двум пожарам». Это действительно, правда. Для рядового гражданина переезд оборачивается стрессом и неудобствами, которые он по мере необходимости ликвидирует. Действительно, переезд с одной квартиры на другую, тяжелое занятие. Но, плюс в том, что в течение достаточно продолжительного времени человек может спокойно разбирать свои вещи, расставлять мебель. Его никто не торопит.

Офисный переезд относится совсем к другой категории переездов. Представьте себя на месте директора. Несколько лет устоявшейся жизни, вся оргтехника расставлена по своим местам. Груды бумаг затолканы в архив или кладовку до лучших времен. Столы сотрудников завалены разным привычным скарбом. Вот картина устоявшейся жизни офиса. Кроме того, клиенты по привычке просто захаживают без предварительного звонка. И вдруг переезд.

Переезд – ломка уклада офисной жизни. Смена местонахождения офиса – потеря части клиентов. Это правило без исключений. Правда, можно обзвонить постоянных клиентов и проинформировать о смене местоположения. Но это уже организационный вопрос. Самое главное заключается в быстром переезде и начале функционирования офиса в течение суток.

Как учили советские лозунги, главное – это планирование. В полной мере это применимо к офисному переезду. К переезду необходимо готовиться заранее. В идеале – как только появились первые мысли о смене офисного помещения, можно начинать приводить в порядок архив или старые документы. По опыту, эта работа отнимает львиную долю времени. Также необходимо определиться с тем, какое время отводится для переезда. Лучше всего планировать переезд на окончание рабочей недели. В пятницу все клиенты уже готовятся к выходным, большого потока клиентов в последний рабочий день, как правило, не бывает. Кроме того, предстоящие выходные дни дают дополнительное время для того, чтобы расставить мебель, подключить всю оргтехнику и обустроить рабочие места.

До переезда необходимо решить еще один важный вопрос: следует ли прибегать к помощи специализированных компаний, занимающихся исключительно организацией переездов. Это напрямую зависит от количества сотрудников вашей компании. Небольшие компании со штатом 3-6 человек вполне могут обойтись своими силами. Каждый сотрудник собирает рабочие документы, упаковывает оргтехнику. Старший, назначенный директором, следит за процессом. К моменту переезда можно успеть, все упаковать и спокойно ехать осваивать новый офис.

Помощник при офисном переезде – мувинговая компания

Компаниям с большим числом сотрудников лучше всего прибегнуть к помощи мувинговой компании. Эти компании занимаются организацией различных переездов. Для того чтобы оценить объем предстоящих работ и определить стоимость услуг, специалист компании выезжает к месту работы – в офис. При осмотре специалист обязательно даст рекомендации относительно того, как лучше всего упаковать документы и книги. Затем вместе с директором или ответственным за переезд лицом, специалист посетит новый офис компании. При этом сотрудник, как правило, дает ряд рекомендаций по размещению рабочих мест, документов и оргтехники.

Мувинговые компании имеют в своем штате профессиональных грузчиков, а также располагают собственным автотранспортом для осуществления переездов. После посещения вашего офиса и определения объема работ, специалист определяет, сколько необходимо грузчиков для переезда, какой тип машины подойдет для транспортировки всего имущества. Компании, занимающиеся организацией переездов, охотно идут навстречу клиентам и осуществляют перевозку офисов, как в выходные, так и праздничные дни. Это позволяет более спокойно устроиться на новом месте, привести помещения в порядок, расставить мебель и распаковать документы.

Грамотный специалист мувинговой компании непременно порекомендует директору осуществить автоперевозку офиса в ночное время. Это самый наилучший вариант переезда. В ночное время все городские дороги свободны, пробок нет. Это позволяет осуществить переезд в несколько раз быстрее, чем днем. Кроме удобства передвижения по ночным дорогам, есть еще один плюс. Это касается погрузочно-разгрузочных работ. В ночное время грузчики могут спокойно пользоваться лифтами, не раздражая посетителей и сотрудников офисного здания. Специалисты мувинговой компании без спешки смогут расставить привезенную мебель и подключить аппаратуру. Сотрудникам, пришедшим с утра на работу, останется только заняться обустройством своих рабочих мест. Для того чтобы по дороге не возникло вопросов у представителей ГИБДД, машину с офисными документами и мебелью необходимо сопровождать лицу, ответственному за переезд офиса.

Заключение договора на переезд

Заключение договора на предоставление услуг по переезду офиса является обязательным. Никому не хочется, чтобы машина с мебелью и документами офиса исчезла в неизвестном направлении. В приложении к договору должны быть перечислены все предметы мебели, которые перевозятся. В интересах клиента составить более подробный перечень перевозимого имущества. Договор должен быть подписан и заверен печатями сторон до начала осуществления работ по перевозке офиса.

Как правильно упаковать перевозимую технику

Здесь все достаточно просто. Каждому работнику выделяется несколько картонных коробок. Работник упаковывает всю оргтехнику, которой пользуется на своем рабочем месте. Обязательно нужно подписать, в какой коробке находится техника, в какой – документы. Упаковки с оргтехникой лучше всего пометить надписью «Не кантовать». Общие документы и архив можно просто разложить по коробкам, пронумеровав их по годам или номерам. Это делает либо сотрудник, ответственный за делопроизводство, либо все сотрудники сообща.

Если часть офисной мебели разбирается, то все разборные детали упаковываются в картонные коробки и подписываются. Это нужно для того, чтобы не терять лишнее время на поиски деталей после переезда.

Особое внимание нужно уделить перевозке офисной посуды и различных хрупких предметов. Все стеклянные и керамические предметы необходимо тщательно обернуть бумагой и упаковать в коробки. Лучше всего держать эти коробки в поле зрения во время погрузки. Грузить их нужно в последнюю очередь. Обязательно сделать на коробках пометку о том, что их не следует переворачивать и ронять.

На каком автомобиле остановить выбор при переезде

Здесь особых трудностей нет. Для переезда офиса обычно достаточно пары рейсов грузовой «Газели», или одного рейса машины типа ЗИЛ-«Бычок». Мувинговая компания, помогающая осуществить переезд, обязательно должна провести уборку в помещениях, из которых выехал офис. Это правило хорошего тона и обычно это делается без напоминаний.